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EXCEL als Unternehmensrisiko?

 

Microsoft EXCEL als Teil von Microsoft Office ist heutzutage einfach nicht mehr weg zu denken. Ein wahrer Alleskönner.  Ob es um komplexe Analysen von Daten geht, eine schnelle Wenn/Dann Simulation oder die grafische Darstellung von Umsätzen, Kosten oder Ereignissen mit EXCEL lassen sich unglaublich viele Szenarien schnell und vor allem verhältnismäßig einfach abbilden. So kann ein jeder Abteilungsleiter seinen Mitarbeitern einfach kurz die Aufgabe geben mal eben eine beliebige Analyse zur Entscheidungsfindung zu erstellen und sicher sein das der Mitarbeiter mit EXCEL ein gutes Werkzeug zur Hand hat.

 

 

 

Die Büchse der Pandora

 

Es ist aber genau diese Vielseitigkeit von Excel die immer wieder dazu verführt eine Problemstellung lieber schnell mit EXCEL zu lösen als sich mit umständlichen, rechthaberischen EDV Mitarbeitern, externen Lieferanten oder Consultants auseinander zu setzen, die aus jeder Mücke einen Elefanten machen.

So ist so manches einfache Spreadsheet über die Jahre zu einer vernetzten Ansammlung von xls Dateien geworden, deren wahres Wirken nur noch der ursprüngliche Autor versteht.

Beispiel Trading

 

Noch in den 90er Jahren machte sich ein talentierter Trader einer Bank daran die Kursentwicklung eines gehandelten Finanzprodukts mittels eines Makro und einer einfachen externen Schnittstelle zu verfolgen. Daraus entstand zunächst eine Datei mit so vielen Statistisch relevanten Datenpunkten das er eine vereinfachte Mustererkennung erstellte die es Ihm erlaubte schneller die richtigen Entscheidungen zu fällen. Über die Jahre wuchs der Umfang der Lösung und damit auch die Bedeutung für die Abteilung bzw. sogar für das gesamte Unternehmen.

 

Mit der Einführung von Office 2000 auf Windows NT stellte sich heraus das diese Excel Datei die unter Microsoft Office 95 auf Windows 95 erstellt und betrieben wurde eben auf den neuen Computern nicht richtig funktionierte. So wurde kurzerhand entschieden den ursprünglichen Rechner zu behalten und die EXCEL Datei auf diesem Rechner weiter zu betreiben. Irgendwann gab es Hardwareprobleme mit dem Rechner.  Gleiche Bauteile gab es zu diesem Zeitpunkt im Handel bereits nicht mehr also ging man her uns entnahm die benötigten Teile anderen Rechnern die an verteilten Stellen im Unternehmen noch so herumstanden. Als dann endgültig alle Rechner von dem gleichen Typ entsorgt werden sollten begann man diese Rechner vor der Entsorgung auszuschlachten und die wesentlichen Teile einzulagern.

 

Als ich in 2006 als Berater in dieses Unternehmen kam fand ich diesen besagten Rechner an einer zentralen Stelle in der Abteilung vor.  Aus Sicherheitsgründen gab es keine normale Netzwerkverbindung sondern lediglich einen Tunnel zu dem benötigten Datenstrom. Neben diesem Rechner stand ein Stahlschrank in welchem noch die verbliebenen Ersatzteile eingelagert waren um den Rechner weitere 10 Jahre zu betreiben. Das faszinierendste an der ganzen Angelegenheit war allerdings das zur Wartung der Lösung der Autor der bereits seit 5 Jahren in Pension war noch immer einen Tag im Monat ins Büro kam.

 

Lösungsszenario:  Unternehmensverkauf

 

Beispiel Provisionsabrechnung

 

Um den Vertrieb nicht nur per Gießkannenprinzip für die geleistete Arbeit zu honorieren sondern gezielt zu incentivieren können Provisionsmodelle recht komplex werden. Um solche Modelle sinnvoll zu steuern wird häufig mit Microsoft EXCEL gearbeitet. In einem Fall hatte der verantwortliche Abteilungsleiter im Innendienst eines Mittelständischen Unternehmens bereits im Jahr 2001 begonnen die Umsätze von Verkäufern per EXCEL zu erfassen um dann schnell und möglichst einfach eine Provisionsabrechnung durchführen zu können. Über die Jahre wuchs das Regelwerk mit welchen Voraussetzungen bestimmte Provisionssätze und Bonis ausbezahlt wurden.  Weiterhin wurden Regeln eingeführt das unter bestimmten Bedingungen Provisionen einbehalten wurden um dann verzögert ausgezahlt zu werden wenn wiederum andere Bedingungen erfüllt wurden.

 

So entstand bis 2014 ein Gebilde von 16 verschiedenen Provisionsarten und unzähligen Regeln die für die Auszahlung relevant waren. Das Ganze hatte der findige Mitarbeiter über ein regelrechtes Netzwerk von EXCEL Dateien gelöst die dann auch noch von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet wurden. Als in 2014 neue Computer  mit Windows 7 eingeführt werden sollten stellte man schnell fest das die EXCEL Dateien sich nicht einfach umziehen ließen, also behielt der Mitarbeiter seinen alten Windows XP Rechner auf dem all diese EXCEL Dateien lagen.

 

Damit Alle Berechnungen in den einzelnen EXCEL Dateien durchgeführt werden konnten wurden viele Werte wie z.B. der Auftragseingang, Rechnungsstellung und Zahlungseingang die einem Verkäufer zuzuschreiben waren von Hand ausschließlich für die Provisionsabrechnung erfasst. Da es keinerlei Verbindung zu anderen Systemen gab wurden so Daten ohne Kontrollmechanismus mehrfach erfasst.

 

Durch die vielen manuellen Eingaben entstanden immer wieder Fehler die mit viel Energie und Liebe zum Detail korrigiert werden mussten. Leider gab es keinerlei Querchecks und Plausibilitätsprüfungen mit denen man Abweichungen automatisch hätte entdecken können.

 

Es war im Frühjahr 2015 das der besagte Windows XP Rechner dann von einem Virus befallen wurde und komplett neu aufgesetzt werden musste. Mit Hilfe der Einspielung eines Backups konnten die EXCEL Dateien wiederhergestellt werden und der Schaden somit auf den Verlust der neuen Daten von zwei Arbeitstagen reduziert werden.

 

Lösungsszenario:  Einführung von [AVALON] => Vollständige Automation der Provisionsabrechnung

 

Beispiel Reichweitenanalyse

 

Im Produktmarketing eines Distributors wurde, um Detailinformationen zu Abverkäufen, Kundengruppen, Artikeln und Artikelgruppen mittels eines SQL Abfrageeditors die Möglichkeit bereitgestellt EXCEL Dateien zu erstellen die sich mittels einer Verbindung in die Datenbank dann aktualisieren ließen.  Nicht wenige der Produktmanager bauten sich ganze Netzwerke von solchen verlinkten EXCEL Dateien die komplexe Analysen durchführten und mittels der Verlinkungen immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden konnten.

 

Bei Änderungen an Workstations oder auch im Netzwerk kam es oftmals zu der Fehlermeldung "Verbindung aktualisieren?" von Microsoft EXCEL. Wurde hier der Schalter aktualisieren betätigt, wurde versucht die die Verbindungen neu aufzubauen. Schlug dies fehl wurden sämtliche Verbindungen einfach entfernt und die Datei letztendlich nutzlos.

Bei Versionswechseln von Microsoft Office kam es häufig vor, dass Verknüpfungen die mit Makros verbunden waren nicht mehr funktionierten.  Die IT Abteilung zog sich auf den Standpunkt "Anwenderfehler" zurück, so dass die Produktmanager gezwungen waren Ihre Auswertungen regelmäßig neu aufzubauen.

 

Lösungsszenario:  Einführung einer BI Lösung => Business Objects

 

Beispiel Rechnungswesen

 

Eigentlich ist das Geschäftsmodell eines Personaldienstleisters recht einfach.  Man kauft nur das ein was man auch gleich wieder verkauft.  Man bestellt also Leistungen bei Freiberuflichen Mitarbeitern, erwartet deren Leistungsnachweise um dann den Gegenwert der Leistungsnachweise in Rechnung zu stellen.

 

Um diesen Prozess abzuwickeln entwickelte ein Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens 4 miteinander verknüpfte EXCEL Dateien deren Funktionsweise im Überblick nur er selbst verstand. Mit diesem Gewerk war nur er in der Lage den monatlichen Rechnungslauf mit Word von Hand durchzuführen. Was mit einem leicht angepassten ERP System per Knopfdruck hätte automatisiert erledigt werden können wurde so ein Job der den guten Mann für 2 Tage im Monat beschäftigte.

 

Wann immer der Mitarbeiter in Urlaub ging, regelte er seinen Arbeitsablauf so, dass er seinen Rechnungslauf nur verschieben musste aber nie an jemanden anders übergeben musste. Als er aus dem Unternehmen ausschied, stellte sich die Übergabe an einen nachfolgenden Mitarbeiter als recht schwierig heraus. Dieser übernahm wenig und baute sein eigenes Reich an EXCEL Dateien die wiederum nur er verstand.

 

Lösungsszenario:  Einführung von [AVALON] => Automation des Rechnungslaufs

 

Das Risiko

 

Egal in welcher Industrie man sich bewegt, das Szenario ist immer das gleiche. Ein fachlich kompetenter Mitarbeiter lernt wie sich Aufgaben mit Microsoft EXCEL automatisieren lassen. Über die Jahre entwickelt er so eine Excel Datei mit immer mehr genialen Funktionen auf die niemand in der Abteilung oder sogar im Unternehmen mehr verzichten möchte.

Fällt dieser Mitarbeiter krankheitsbedingt aus oder verlässt das Unternehmen verliert man nicht nur das wertvolle fachliche Know-how sondern zusätzlich noch das Wissen wie die besagte "Applikation" gepflegt werden muss damit ein problemloser Betrieb gewährleistet ist.

 

Oftmals ist die Überraschung groß wenn heraus kommt das die hauseigene IT weder über das Fachwissen verfügt die Vorgänge zu verstehen noch eine Dokumentation vorliegt mit deren Hilfe eine Wartung bzw. Pflege für den laufenden Betrieb möglich wäre.

 

Professionelle Lösung

 

Während vieles dafür spricht den Mitarbeitern zu erlauben, sich im Rahmen ihrer Tätigkeit, selbst zu verwirklichen, so muss man auch betrachten, dass der kontinuierliche & effiziente Betrieb des Unternehmens gewährleistet werden kann.

 

Eine professionell entwickelte Datenbanklösung kann grundsätzlich Personen unabhängig gewartet und weiterentwickelt werden.

Das Unternehmen profitiert also einerseits durch einen professionellen Support mit einem vertraglich gesicherten "Service Level" und andererseits mit einer vorher undenkbaren Datenqualität.  Weiterhin können eine Vielzahl von Möglichkeiten wie z.B. Mehrbenutzerfähigkeit, Benutzer- & Rechteverwaltung, Standort- und Plattform- Unabhängigkeit einen beträchtlichen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schaffen.

 

Leider ist der notwendige Aufwand für ein Reengineering im Vorfeld kaum abzuschätzen. Mit der notwendigen Erfahrung und den richtigen Werkzeugen lässt sich allerdings sowohl der kalendarische als auch finanzielle Aufwand deutlich einschränken.

 

Folgende Lehren habe ich aus meiner Erfahrung gezogen:

 

  • Abwarten verschlimmert die Situation!
  • Es ist möglich die bestehenden Mitarbeiter mit auf eine Reise zu nehmen.  Wichtigste Herausforderung dafür ist allerdings ein massiver Wille zur Veränderung durch die Geschäftsleitung.  Ohne eine unbeugsame führende Hand läuft jede Bemühung zur Modernisierung ins Leere.

Mehr Info: selectCOM

 

  • Durch Automation mit Hilfe einer Datenbank lässt sich der administrative Aufwand im Unternehmen reduzieren, die Datenqualität und Transparenz steigern.

    Info: [BPA AVALON - Fallbeispiele]

  •  Mit der richtigen Technologie für die Problemstellung kann ggf. extrem schnell reagiert werden. Für Anforderungen die nicht durch Standard Software erledigt werden empfehle ich FileMaker als Datenbankplattform bei Umgebungen bis ca. 150 Anwendern.

Info:  FileMaker Entwicklung

 

Rufen Sie uns an: +49 (0)89 9545713-60KONTAKTimpressum

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EXCEL als Unternehmensrisiko?

 

 

Microsoft EXCEL als Teil von Microsoft Office ist heutzutage einfach nicht mehr weg zu denken. Ein wahrer Alleskönner.  Ob es um komplexe Analysen von Daten geht, eine schnelle Wenn/Dann Simulation oder die grafische Darstellung von Umsätzen, Kosten oder Ereignissen mit EXCEL lassen sich unglaublich viele Szenarien schnell und vor allem verhältnismäßig einfach abbilden. So kann ein jeder Abteilungsleiter seinen Mitarbeitern einfach kurz die Aufgabe geben mal eben eine beliebige Analyse zur Entscheidungsfindung zu erstellen und sicher sein das der Mitarbeiter mit EXCEL ein gutes Werkzeug zur Hand hat.

 

 

Die Büchse der Pandora

 

Es ist aber genau diese Vielseitigkeit von Excel die immer wieder dazu verführt eine Problemstellung lieber schnell mit EXCEL zu lösen als sich mit umständlichen, rechthaberischen EDV Mitarbeitern, externen Lieferanten oder Consultants auseinander zu setzen, die aus jeder Mücke einen Elefanten machen.

So ist so manches einfache Spreadsheet über die Jahre zu einer vernetzten Ansammlung von xls Dateien geworden, deren wahres Wirken nur noch der ursprüngliche Autor versteht.

Beispiel Trading

 

 

Noch in den 90er Jahren machte sich ein talentierter Trader einer Bank daran die Kursentwicklung eines gehandelten Finanzprodukts mittels eines Makro und einer einfachen externen Schnittstelle zu verfolgen. Daraus entstand zunächst eine Datei mit so vielen Statistisch relevanten Datenpunkten das er eine vereinfachte Mustererkennung erstellte die es Ihm erlaubte schneller die richtigen Entscheidungen zu fällen. Über die Jahre wuchs der Umfang der Lösung und damit auch die Bedeutung für die Abteilung bzw. sogar für das gesamte Unternehmen.

 

Mit der Einführung von Office 2000 auf Windows NT stellte sich heraus das diese Excel Datei die unter Microsoft Office 95 auf Windows 95 erstellt und betrieben wurde eben auf den neuen Computern nicht richtig funktionierte. So wurde kurzerhand entschieden den ursprünglichen Rechner zu behalten und die EXCEL Datei auf diesem Rechner weiter zu betreiben. Irgendwann gab es Hardwareprobleme mit dem Rechner.  Gleiche Bauteile gab es zu diesem Zeitpunkt im Handel bereits nicht mehr also ging man her uns entnahm die benötigten Teile anderen Rechnern die an verteilten Stellen im Unternehmen noch so herumstanden. Als dann endgültig alle Rechner von dem gleichen Typ entsorgt werden sollten begann man diese Rechner vor der Entsorgung auszuschlachten und die wesentlichen Teile einzulagern.

 

Als ich in 2006 als Berater in dieses Unternehmen kam fand ich diesen besagten Rechner an einer zentralen Stelle in der Abteilung vor.  Aus Sicherheitsgründen gab es keine normale Netzwerkverbindung sondern lediglich einen Tunnel zu dem benötigten Datenstrom. Neben diesem Rechner stand ein Stahlschrank in welchem noch die verbliebenen Ersatzteile eingelagert waren um den Rechner weitere 10 Jahre zu betreiben. Das faszinierendste an der ganzen Angelegenheit war allerdings das zur Wartung der Lösung der Autor der bereits seit 5 Jahren in Pension war noch immer einen Tag im Monat ins Büro kam.

 

Lösungsszenario:  Unternehmensverkauf

 

Beispiel Provisionsabrechnung

 

 

Um den Vertrieb nicht nur per Gießkannenprinzip für die geleistete Arbeit zu honorieren sondern gezielt zu incentivieren können Provisionsmodelle recht komplex werden. Um solche Modelle sinnvoll zu steuern wird häufig mit Microsoft EXCEL gearbeitet. In einem Fall hatte der verantwortliche Abteilungsleiter im Innendienst eines Mittelständischen Unternehmens bereits im Jahr 2001 begonnen die Umsätze von Verkäufern per EXCEL zu erfassen um dann schnell und möglichst einfach eine Provisionsabrechnung durchführen zu können. Über die Jahre wuchs das Regelwerk mit welchen Voraussetzungen bestimmte Provisionssätze und Bonis ausbezahlt wurden.  Weiterhin wurden Regeln eingeführt das unter bestimmten Bedingungen Provisionen einbehalten wurden um dann verzögert ausgezahlt zu werden wenn wiederum andere Bedingungen erfüllt wurden.

 

So entstand bis 2014 ein Gebilde von 16 verschiedenen Provisionsarten und unzähligen Regeln die für die Auszahlung relevant waren. Das Ganze hatte der findige Mitarbeiter über ein regelrechtes Netzwerk von EXCEL Dateien gelöst die dann auch noch von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet wurden. Als in 2014 neue Computer  mit Windows 7 eingeführt werden sollten stellte man schnell fest das die EXCEL Dateien sich nicht einfach umziehen ließen, also behielt der Mitarbeiter seinen alten Windows XP Rechner auf dem all diese EXCEL Dateien lagen.

 

Damit Alle Berechnungen in den einzelnen EXCEL Dateien durchgeführt werden konnten wurden viele Werte wie z.B. der Auftragseingang, Rechnungsstellung und Zahlungseingang die einem Verkäufer zuzuschreiben waren von Hand ausschließlich für die Provisionsabrechnung erfasst. Da es keinerlei Verbindung zu anderen Systemen gab wurden so Daten ohne Kontrollmechanismus mehrfach erfasst.

 

Durch die vielen manuellen Eingaben entstanden immer wieder Fehler die mit viel Energie und Liebe zum Detail korrigiert werden mussten. Leider gab es keinerlei Querchecks und Plausibilitätsprüfungen mit denen man Abweichungen automatisch hätte entdecken können.

 

Es war im Frühjahr 2015 das der besagte Windows XP Rechner dann von einem Virus befallen wurde und komplett neu aufgesetzt werden musste. Mit Hilfe der Einspielung eines Backups konnten die EXCEL Dateien wiederhergestellt werden und der Schaden somit auf den Verlust der neuen Daten von zwei Arbeitstagen reduziert werden.

 

Lösungsszenario:  Einführung von [AVALON] => Vollständige Automation der Provisionsabrechnung

 

Beispiel Reichweitenanalyse

 

 

Im Produktmarketing eines Distributors wurde, um Detailinformationen zu Abverkäufen, Kundengruppen, Artikeln und Artikelgruppen mittels eines SQL Abfrageeditors die Möglichkeit bereitgestellt EXCEL Dateien zu erstellen die sich mittels einer Verbindung in die Datenbank dann aktualisieren ließen.  Nicht wenige der Produktmanager bauten sich ganze Netzwerke von solchen verlinkten EXCEL Dateien die komplexe Analysen durchführten und mittels der Verlinkungen immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden konnten.

 

Bei Änderungen an Workstations oder auch im Netzwerk kam es oftmals zu der Fehlermeldung "Verbindung aktualisieren?" von Microsoft EXCEL. Wurde hier der Schalter aktualisieren betätigt, wurde versucht die die Verbindungen neu aufzubauen. Schlug dies fehl wurden sämtliche Verbindungen einfach entfernt und die Datei letztendlich nutzlos.

Bei Versionswechseln von Microsoft Office kam es häufig vor, dass Verknüpfungen die mit Makros verbunden waren nicht mehr funktionierten.  Die IT Abteilung zog sich auf den Standpunkt "Anwenderfehler" zurück, so dass die Produktmanager gezwungen waren Ihre Auswertungen regelmäßig neu aufzubauen.

 

Lösungsszenario:  Einführung einer BI Lösung => Business Objects

 

Beispiel Rechnungswesen

 

 

Eigentlich ist das Geschäftsmodell eines Personaldienstleisters recht einfach.  Man kauft nur das ein was man auch gleich wieder verkauft.  Man bestellt also Leistungen bei Freiberuflichen Mitarbeitern, erwartet deren Leistungsnachweise um dann den Gegenwert der Leistungsnachweise in Rechnung zu stellen.

 

Um diesen Prozess abzuwickeln entwickelte ein Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens 4 miteinander verknüpfte EXCEL Dateien deren Funktionsweise im Überblick nur er selbst verstand. Mit diesem Gewerk war nur er in der Lage den monatlichen Rechnungslauf mit Word von Hand durchzuführen. Was mit einem leicht angepassten ERP System per Knopfdruck hätte automatisiert erledigt werden können wurde so ein Job der den guten Mann für 2 Tage im Monat beschäftigte.

 

Wann immer der Mitarbeiter in Urlaub ging, regelte er seinen Arbeitsablauf so, dass er seinen Rechnungslauf nur verschieben musste aber nie an jemanden anders übergeben musste. Als er aus dem Unternehmen ausschied, stellte sich die Übergabe an einen nachfolgenden Mitarbeiter als recht schwierig heraus. Dieser übernahm wenig und baute sein eigenes Reich an EXCEL Dateien die wiederum nur er verstand.

 

Lösungsszenario:  Einführung von [AVALON] => Automation des Rechnungslaufs

 

Professionelle Lösung

 

 

Während vieles dafür spricht den Mitarbeitern zu erlauben, sich im Rahmen ihrer Tätigkeit, selbst zu verwirklichen, so muss man auch betrachten, dass der kontinuierliche & effiziente Betrieb des Unternehmens gewährleistet werden kann.

 

Eine professionell entwickelte Datenbanklösung kann grundsätzlich Personen unabhängig gewartet und weiterentwickelt werden.

Das Unternehmen profitiert also einerseits durch einen professionellen Support mit einem vertraglich gesicherten "Service Level" und andererseits mit einer vorher undenkbaren Datenqualität.  Weiterhin können eine Vielzahl von Möglichkeiten wie z.B. Mehrbenutzerfähigkeit, Benutzer- & Rechteverwaltung, Standort- und Plattform- Unabhängigkeit einen beträchtlichen Mehrwert für das gesamte Unternehmen schaffen.

 

Leider ist der notwendige Aufwand für ein Reengineering im Vorfeld kaum abzuschätzen. Mit der notwendigen Erfahrung und den richtigen Werkzeugen lässt sich allerdings sowohl der kalendarische als auch finanzielle Aufwand deutlich einschränken.

 

Folgende Lehren habe ich aus meiner Erfahrung gezogen:

 

  • Abwarten verschlimmert die Situation!
  • Es ist möglich die bestehenden Mitarbeiter mit auf eine Reise zu nehmen.  Wichtigste Herausforderung dafür ist allerdings ein massiver Wille zur Veränderung durch die Geschäftsleitung.  Ohne eine unbeugsame führende Hand läuft jede Bemühung zur Modernisierung ins Leere.

Mehr Info: selectCOM

 

  • Durch Automation mit Hilfe einer Datenbank lässt sich der administrative Aufwand im Unternehmen reduzieren, die Datenqualität und Transparenz steigern.

    Info: [BPA AVALON - Fallbeispiele]

  •  Mit der richtigen Technologie für die Problemstellung kann ggf. extrem schnell reagiert werden. Für Anforderungen die nicht durch Standard Software erledigt werden empfehle ich FileMaker als Datenbankplattform bei Umgebungen bis ca. 150 Anwendern.

Info:  FileMaker Entwicklung

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